Политика за приватност

Оваа Политика за приватност објаснува како Актум (друштво во основање) („Актум“, „ние“, „нас“) ги собира, користи, чува и штити личните податоци кога ја користите услугата Актум на aktum.com.mk. Актум е софтвер што им помага на нотарски, адвокатски и сметководствени канцеларии да изработуваат шаблонски документи: вие поставувате документ што веќе го користите, а програмата го пополнува со нови податоци и враќа готова Word датотека.

Личните податоци ги обработуваме врз правните основи наведени во точка 4 од оваа политика (главно заради извршување на договорот и заради нашите легитимни интереси), а согласност бараме само кога законот тоа го налага за определена обработка. Обработката е усогласена со Законот за заштита на личните податоци на Република Северна Македонија и со Општата регулатива за заштита на податоците на ЕУ (ГДПР, Регулатива 2016/679).

1. Накратко

• Не продаваме податоци и не ги користиме за реклами или за друга цел.
• Врската е шифрирана, а податоците се чуваат на заштитени сервери во Европската Унија.
• За документите на вашите странки, Актум е обработувач, а вашата канцеларија останува контролор. Тоа го уредуваме со посебен договор за обработка.
• Имате право на пристап, исправка, бришење и приговор согласно закон.

2. Две улоги: контролор и обработувач

Важно е да се разликуваат двата вида податоци, бидејќи нашата улога е различна за секој од нив.

а) Податоци за вашата сметка (Актум е контролор)

За податоците што ги создавате при отворање и користење на сметката, Актум одлучува зошто и како се обработуваат, па за нив сме контролор.

б) Содржина што ја внесувате во документите (Актум е обработувач)

Документите, сликите и текстот што ги внесувате за да изработите документ често содржат лични податоци на вашите странки: имиња, ЕМБГ, адреси, потписи и броеви. За таа содржина, вашата канцеларија одлучува зошто се обработува, па вие сте контролор, а Актум е само обработувач што ги обработува податоците по ваше упатство. Обврските на двете страни се уредуваат со Договор за обработка на лични податоци што го потпишуваме со секоја канцеларија (видете точка 9).

3. Кои податоци ги собираме

а) Податоци за сметка и канцеларија

• Име и презиме на корисникот и адреса на е-пошта.
• Назив на канцеларијата и податоци за контакт што ни ги давате.
• Лозинка, чувана само како криптографски отпечаток, никогаш како текст.
• Поставка за јазик и основни параметри на сметката.

б) Содржина што ја внесувате

• Документи што ги поставувате како шаблони (Word датотеки).
• Слики, скенови, документи и текст што ги внесувате за секоја изработка.
• Текстот извлечен од тие документи и сликите, потребен за пополнување на шаблонот.
• Готовите документи што ги создава програмата и нивните верзии.
• Пораките во разговорот со помошникот во апликацијата.

в) Технички податоци за работа и наплата

• Записи за најава и за користење на услугата, потребни за безбедност и поддршка.
• Број на изработени документи, за да ја следиме претплатата и обемот.

Не користиме колачиња за следење, не правиме профилирање и не собираме податоци од трети извори.

4. Зошто ги обработуваме и врз која основа

• Извршување на договорот: за да ви ја дадеме услугата, да ја водиме сметката и да ги изработиме документите што ги барате.
• Законска обврска: за издавање сметки и водење евиденција според даночните и сметководствените прописи.
• Легитимен интерес: за безбедност и интегритет на системот, спречување измами и злоупотреба, обезбедување докази при инциденти и основно техничко одржување на услугата. Овие интереси ги балансираме со вашите права и слободи. Имате право на приговор на обработката заснована на легитимен интерес во секое време (видете точка 8).
• Согласност: кога е потребна за определена обработка, со право да ја повлечете во секое време.

За содржината на документите, правната основа ја определува вашата канцеларија како контролор. Кога содржината вклучува посебни категории лични податоци или национален идентификациски број (ЕМБГ), Актум ги обработува исклучиво по документирано упатство на канцеларијата и врз основа што таа ја обезбедува. Таа содржина ја обработуваме само за да ја извршиме услугата, никогаш за сопствени цели.

5. Како ги штитиме податоците

• Шифрирање при пренос: секоја врска со Актум е заштитена со TLS (HTTPS). Податоците не патуваат по отворена врска.
• Шифрирање при чување: базата на податоци и резервните копии се чуваат на шифрирани дискови кај нашиот давател на сервери во ЕУ.
• Контрола на пристап: секоја канцеларија ги гледа само своите проекти и документи. Пристапот е ограничен и одвоен по канцеларија.
• Заштитени лозинки: лозинките се чуваат само како криптографски отпечаток (Argon2), не може да се прочитаат назад.
• Резервни копии: правиме дневни резервни копии за да не се изгубат вашите податоци, чувани шифрирано и ограничено време.

6. Каде се чуваат податоците и пренос кон трети страни

Главните податоци се чуваат на сервери во Европската Унија (Франкфурт, Германија). За да работи услугата, дел од содржината се пренесува до внимателно избрани даватели што дејствуваат како подобработувачи. Тие обработуваат податоци само по наше упатство и под договорни обврски за заштита. За содржината на документите овие даватели се ангажирани од Актум во рамки на нашата улога обработувач. Контролор останува вашата канцеларија, која со Договорот за обработка дава општо овластување за ангажирање подобработувачи, а ние ја известуваме однапред за секоја нивна промена, со право на приговор.

Договорните страни кај овие даватели се нивните правни лица со кои Актум склучува договор (на пример Google Ireland Limited, OpenAI Ireland Limited, Anthropic PBC), а наведената локација се однесува на можното место на обработка. Пренос надвор од ЕУ се врши само кога обработката навистина се одвива надвор од ЕУ.

Преносот надвор од ЕУ и Северна Македонија го вршиме само со соодветни заштитни мерки согласно член 46 од ГДПР и соодветните одредби од Законот за заштита на личните податоци, вклучувајќи стандардни договорни клаузули и проценка на влијанието врз преносот. Овие даватели ги користиме само за да може Актум да го изготви бараниот документ. Со нив договорно е утврдено дека вашата содржина нема да се користи за обука на нивните модели и нема да се чува подолго од потребното за извршување на услугата. Не споделуваме податоци со трети страни за маркетинг или препродажба.

Копија од заштитните мерки (стандардните договорни клаузули) за преносите кон овие даватели е достапна на барање, на адресата за контакт наведена подолу.

7. Колку долго ги чуваме податоците

• Податоците за сметката и содржината ги чуваме додека трае соработката, за да можете да им пристапувате на вашите документи.
• По престанок на соработката, податоците за сметката, како и записите за најава и безбедност, ги бришеме или анонимизираме во рок до 12 месеци. Содржината на документите ја бришеме согласно упатствата на вашата канцеларија и Договорот за обработка, а во секој случај најдоцна 90 дена по престанокот на соработката, освен ако канцеларијата побара побрзо бришење.
• Податоците за наплата ги чуваме онолку колку што бараат даночните и сметководствените прописи (по правило до 10 години).
• Пораките во разговорот со помошникот ги чуваме додека трае соработката и ги бришеме или анонимизираме најдоцна заедно со податоците за сметката. Ако содржат лични податоци на странки, важат роковите за содржината на документите.
• Резервните копии се чуваат шифрирано и се пребришуваат во редовен циклус (до 14 дена), па избришаната содржина исчезнува и од копиите во рамки на тој циклус.
• Може во секое време да побарате бришење на вашите податоци (видете точка 8).

8. Вашите права

Според законот, имате право на:

• пристап до податоците што ги чуваме за вас;
• исправка на неточни или нецелосни податоци;
• бришење на вашите податоци („право да бидете заборавени“);
• ограничување или приговор на обработката;
• преносливост на податоците во читлив формат;
• повлекување на согласноста во секое време;
• да не бидете подложени на одлука заснована единствено на автоматизирана обработка; Актум не носи такви одлуки и не врши профилирање;
• поднесување претставка до надзорниот орган.

Правото на бришење не е апсолутно: не важи кога обработката е потребна заради исполнување на законска обврска (на пример даночни прописи) или заради утврдување или одбрана на правни побарувања. Во такви случаи податоците ги ограничуваме наместо да ги избришеме. Повлекувањето на согласноста не влијае на законитоста на обработката извршена пред повлекувањето.

За остварување на овие права, пишете ни на danilopopovic149@gmail.com. Кога станува збор за лични податоци на странки внесени од некоја канцеларија, барањето го упатувате до таа канцеларија како контролор, а ние ѝ помагаме да го исполни.

9. Договор за обработка на лични податоци

Со секоја канцеларија што ја користи услугата потпишуваме посебен Договор за обработка на лични податоци. Во него Актум е обработувач, а канцеларијата е контролор, и се дефинирани предметот, времетраењето и видовите податоци, обврските за доверливост, безбедносните мерки, подобработувачите и постапката при безбедносен инцидент. Договорот е достапен на барање пред почетокот на користењето.

10. Колачиња

Јавната страница не користи колачиња за следење ниту аналитика од трети страни. Во апликацијата користиме само неопходни технички колачиња за да ве одржиме најавени и за безбедност на сесијата. Без нив услугата не може да работи.

11. Безбедносни инциденти

Доколку се случи нарушување на безбедноста на личните податоци за кои Актум е контролор (податоците за сметката) и тоа носи ризик за правата на засегнатите лица, ќе го пријавиме инцидентот до надзорниот орган во рок од 72 часа. За содржината на документите, каде што Актум е обработувач, без непотребно одложување ја известуваме засегнатата канцеларија како контролор, која потоа одлучува за пријавувањето до надзорниот орган. Во двата случаја постапуваме согласно законот.

12. Деца

Актум е наменет за професионална употреба од канцеларии и не е наменет за лица под 18 години. Не собираме свесно податоци од деца.

13. Измени на политиката

Може да ја ажурираме оваа политика. При значајни промени ќе ве известиме преку е-пошта или известување во апликацијата. Датумот на последна измена е наведен на врвот на страницата.

14. Контакт и надзорен орган

За прашања или барања поврзани со приватноста, контактирајте нѐ на danilopopovic149@gmail.com или на телефон 071 237 331. Контролор: Актум (друштво во основање), Скопје, Северна Македонија. Лице за контакт за прашања за заштита на личните податоци (ова не е формално назначен офицер за заштита на личните податоци според членот 37 од ГДПР): danilopopovic149@gmail.com.

Доколку сметате дека вашите права се повредени, имате право да поднесете претставка до Агенција за заштита на личните податоци (бул. „Гоце Делчев“ бр. 18, 1000 Скопје, Северна Македонија), azlp.mk.